「資料を作らなきゃいけないけど、どこから手をつければいいか分からない」
「資料作成だけで何時間もかかってしまう」
「AIを使えば資料作成が楽になるって聞くけど、実際どう使えばいいの？」
仕事でも副業でも、資料を作る機会は意外と多いよね…
プレゼン資料、営業資料、会議資料、報告書、企画書など、種類もさまざま。
しかも、資料作成で本当に時間がかかるのは、PowerPointなどでスライドを作る作業だけではありません。
その前に、
情報を集める → 読む → 整理する → 分析する → 構成を考える → 資料にする
という工程があります。
ここを全部自分でやっていると、当然時間もかかります。
そこで最近注目されているのが、AIを使った資料作成です。
この記事では、AIを使って資料作成を効率化する方法について、初心者でも分かるように紹介します。
最後には、情報整理から資料作成までまとめて効率化できるAIの活用方法についても紹介します。
AIを使えば資料作成は本当に楽になる？
結論から言うと、AIをうまく使えば資料作成の負担を減らすことはできます。
ただし、
「AIに資料を作ってもらえば全部終わり」
というほど簡単ではありません。
ここは意外と大事なところです。
例えば、AIにいきなり、
「営業資料を作って」
と頼んでも、良い資料ができるとは限りません。
そもそも、
- 誰に見せる資料なのか
- 何を伝えたいのか
- どんな情報を使うのか
- 最終的に何をしてほしいのか
が決まっていないからです。
つまり、資料作成でAIを活用するなら、単純に「スライドを作らせる」のではなく、
資料が完成するまでの工程を分けてAIに手伝ってもらう
という考え方が重要になります。
全てをAIに任せるという考えではなく、AIを作業効率化の道具として活用するのが重要だよ！！
資料作成で一番時間がかかるのは「作る前」
資料作成というと、PowerPointやGoogleスライドを開いて、タイトルを入力して……という場面を思い浮かべるかもしれません。
でも、実際に大変なのはその前だったりします。
例えば、
- 「去年の資料を探す」
- 「関連するデータを確認する」
- 「会議の内容を思い出す」
- 「複数の資料を比較する」
- 「重要な情報を抜き出す」
- 「何を伝えるか考える」
こうした作業です。
資料作成に3時間かかったとしても、そのうち2時間が情報整理だった、ということもあります。
だからこそ、
「資料を作るAI」だけを探すのではなく、「資料を作る前の作業を減らすAI」
にも目を向けると、かなり効率化しやすくなります。
ここめちゃくちゃ重要ポイントだからメモしといてね↑
AIを使った資料作成は4つの段階に分ける
個人的には、AIを使うなら資料作成を次の4段階に分けると分かりやすいと思います。
STEP1 情報を集める
まず、資料に必要な情報を集めます。
STEP2 情報を整理する
集めた情報の中から、重要なものを整理します。
STEP3 構成を考える
「何を、どの順番で伝えるか」を決めます。
STEP4 資料にする
最後にスライドや報告書などの形にします。
この中の一部をAIに任せるだけでも、かなり楽になります。
それでは１つずつ詳しく解説していきます。
STEP1｜AIで資料作成に必要な情報を整理する
まずやりたいのが情報整理です。
例えば、クライアントから複数の資料を渡されたとします。
PDFが3つ。
Excelが2つ。
過去のPowerPointが1つ。
さらに会議の議事録もある。
これを全部自分で確認して、
「資料に使えそうな情報はこれだな」
と整理するのは結構大変です。
そこでAIを使います。
例えば、
「この資料の重要なポイントを整理してください」
「資料ごとの内容を比較してください」
「今回の企画に関係する情報だけ抜き出してください」
といった指示を出す。
もちろん、AIの回答をそのまま信用するのではなく、元資料を確認することは必要です。
でも、最初に全体像をつかむための補助としてはかなり便利です。
STEP2｜AIに情報を分析してもらう
次に、整理した情報を分析します。
例えば営業資料を作る場合、
・「過去の問い合わせ内容から顧客の悩みを整理する」
・「アンケート結果から多かった意見をまとめる」
・「過去の資料と現在の資料の違いを比較する」
といった作業があります。
こういう作業は、人間がやると時間がかかります。
AIなら、大量の情報を一度に整理するのが得意です。
例えば、
「過去3回の会議で出た課題をまとめてください」
「この資料から共通している問題点を整理してください」
といった使い方ができます。
ここで重要なのは、AIに「答えを出してもらう」というより、
自分が考えるための材料を整理してもらう
という使い方です。
STEP3｜AIに資料の構成を考えてもらう
情報が整理できたら、次は構成です。
ここも意外と時間がかかります。
例えば、
「最初に何を説明する？」
「このデータはどこに入れる？」
「結論を先に出す？」
などを考える必要があります。
AIに、
「この情報を使って営業資料の構成案を作ってください」
と頼むことで、最初のたたき台を作ることができます。
もちろん、そのまま採用する必要はありません。
「これは順番を変えよう」
「この情報は必要ない」
「ここはもっと詳しく説明したい」
と、自分で修正すればいいわけです。
ゼロから考えるよりも、
AIが作ったたたき台を直す
ほうが楽な人も多いと思います。
STEP4｜AIでスライドや資料を作る
ここまで来て、ようやく資料そのものを作ります。
最近では、文章からスライドを作成したり、AIに資料のたたき台を作ってもらったりするサービスも増えています。
これまでなら、
「タイトルを考える」
↓
「文章を入力する」
↓
「画像を探す」
↓
「レイアウトを調整する」
と一つずつやっていた作業を、AIにサポートしてもらえるわけです。
ただし、ここでも注意があります。
AIが作った資料をそのまま使うのではなく、
最後は必ず自分で確認する 【重要】
ことです。
数字は合っているか。
情報は古くないか。
誤解を招く表現になっていないか。
本当に伝えたいことが伝わっているか。
この確認は人間がやったほうが安心です。
「資料作成AI」だけじゃなく「情報整理AI」もある
ここまで読むと、
「資料を作ってくれるAIを探せばいいんじゃない？」
と思うかもしれません。
もちろん、それも一つの方法です。
ただ、実際の仕事では、
資料を作る前の情報整理
に時間を使っている人も多いです。
そこで面白いのが、情報整理から資料作成までを一つの流れで扱えるAIです。
例えば「Notta Brain」というAIがあります。
Notta Brainは、会議データやアップロードした資料などをもとに、情報の整理・分析を行い、その結果をスライドなどのアウトプットにつなげることができます。
つまり、
情報を集める → 整理する → 分析する → 資料にする
という流れをAIにサポートしてもらえるわけです。
「資料を作るのが苦手」というより、
「そもそも資料を作るための情報がバラバラになっている」
という人には、こうしたタイプのAIのほうが使いやすいかもしれません。
Notta Brainを使うなら、こんな場面が考えられる
例えば、副業でクライアントワークをしているとします。
打ち合わせをして、
「この内容で進めてください」
となった。
その後、
・会議内容を整理する。
・資料を確認する。
・必要な情報を抜き出す。
・企画をまとめる。
・そして報告資料を作る。
ここまで全部自分でやると、結構な時間がかかります。
そこでAIに、
- 「会議で決まったことを整理する」
- 「過去の資料と今回の内容を比較する」
- 「重要なポイントをまとめる」
- 「資料の構成案を作る」
といった部分を手伝ってもらう。
すると、自分は最終的な判断や修正に集中できます。
AIはどこで使うかで便利さがぜんぜん違う！
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副業で資料作成をする人にも使える
資料作成の効率化は、会社員だけの話ではありません。
副業でも資料を作る仕事はあります。
例えば、
- Webライター
- SNS運用
- オンライン講師
- コンサルティング
- 営業代行
- Webマーケティング
- AI活用支援
などです。
クライアントに報告するための資料を作ったり、企画書を作ったり、分析結果をまとめたりする場面があります。
副業の場合、本業のあとに作業することも多いので、
「資料作成に何時間も使う」
という状況はできれば避けたいところです。
AIに任せられる部分を任せて、自分は仕事そのものに時間を使う。
この考え方は、副業との相性がいいと思います。
AIで資料作成するときに気をつけたいこと
AIは便利ですが、何でも任せていいわけではありません。
特に資料作成では、以下の点に注意したいところです。
AIの情報をそのまま使わない
AIが間違った情報を出す可能性はあります。
重要な数字や事実は、元の資料や一次情報を確認しましょう。
個人情報や機密情報に注意する
仕事の資料をAIにアップロードする場合は、サービスの利用規約やデータの取り扱いを確認することが大切です。
会社の機密情報などを、自分の判断だけで外部サービスに入力するのは避けたほうがいいでしょう。
最後は人間が確認する
AIが作った資料はあくまで下書き。
「これで本当に伝わる？」
という視点で最後に確認することが重要です。
AIに資料作成を任せると「考えなくてよくなる」のか？
これは、個人的には少し違うと思います。
むしろ逆です。
AIを使うことで、
「何を考えるべきなのか」に時間を使える
ようになります。
例えば、情報整理をAIに任せれば、
「このデータから何が言えるのか？」
「クライアントに何を提案するべきか？」
という部分に時間を使える。
資料のレイアウトをAIに任せれば、
「この資料で一番伝えたいことは何か？」
を考える時間を増やせる。
何度もいいますが、AIは「考えることをなくす道具」というより、
考える前に発生する面倒な作業を減らす道具
として使うと、かなり便利です。
まとめ｜AIで資料作成を効率化するなら「作る前」にも注目しよう
AIを使った資料作成というと、
「AIにスライドを作ってもらう」
というイメージが強いかもしれません。
でも、実際には資料を作る前の、
情報収集 → 情報整理 → 分析 → 構成作成
にもかなり時間がかかります。
だからこそ、
「資料を作るAI」
だけではなく、
「資料を作るための情報を整理してくれるAI」
にも注目してみると面白いと思います。
Notta Brainのように、会議データや資料を整理・分析し、その結果を資料作成につなげられるAIなら、こうした一連の作業を効率化する選択肢になります。
もちろん、AIに全部任せる必要はありません。
面倒な部分はAIに手伝ってもらう。
重要な判断や最終チェックは自分で行う。
このくらいの使い方が、今のところ一番現実的なのではないでしょうか。
資料作成に毎回かなりの時間を使っているなら、一度、
「資料を作る時間」ではなく「資料を作るまでに何をしているのか」
を見直してみるのもおすすめです。
意外とAIに任せられる作業が見つかるかもしれません。
